很多人注册美国公司以后，会陆续接触到 Payroll、W-2、Form 941、Social Security、Medicare 这些词，于是很容易产生一种感觉：美国公司只要开始经营，是不是最好也给老板自己发一份工资，把 Payroll 一起做起来？其实不是。Payroll 不是美国公司的“标配服务”，更不是公司注册以后必须做的一项维护。它真正解决的是美国公司作为 Employer（雇主）向 Employee（雇员）支付工资之后，如何计算工资、预扣税款、缴纳工资税和完成后续申报的问题。对于真正雇佣员工的美国公司，Payroll 非常重要；但对于老板长期生活和工作在国内、美国公司也没有美国本土员工的跨境卖家、独立开发者和外贸老板来说，大多数情况下并没有必要为了老板自己专门建立美国 Payroll。
Payroll 到底是什么？
Payroll 可以理解成美国公司的正式工资发放和工资税申报体系。假设一家美国公司决定给员工每个月支付 5,000 美元工资，这 5,000 美元首先是 Gross Pay（税前工资），公司不能简单从银行账户转 5,000 美元给员工就结束，而是需要按照适用规则计算 Federal Income Tax Withholding（联邦所得税预扣）、Social Security Tax（社会保障税）、Medicare Tax（医疗保险税）等项目，扣除员工应承担的部分以后，再得到真正支付给员工的 Net Pay（税后实发工资）。与此同时，公司自己作为雇主通常还要承担相应的 Social Security、Medicare 以及可能涉及的失业税等费用，因此 Payroll 实际上包含工资计算、工资记录、扣税、缴税以及后续工资税申报这一整套流程。
什么样的美国公司才需要做 Payroll？
最典型的情况就是公司正式招聘了 Employee（雇员）并开始支付 Salary（工资），例如公司在美国招聘销售人员、程序员、运营人员或者行政人员，这时候 Payroll 就成为公司正常经营的一部分。另一种情况是 Corporation（股份公司）的老板本人同时担任 President（总裁）、CEO（首席执行官）或者其他公司高管，并且真正为公司提供管理和经营服务，这时老板也可能同时具备 Shareholder（股东）和 Employee（雇员）两种身份，公司可以按照适用规则向他支付正式工资。因此判断是否需要 Payroll，核心不是公司有多大，而是公司有没有真正需要按照 Employee Salary（雇员工资）处理的人。
W-2 是什么？
Form W-2 可以简单理解成美国员工的“年度工资和扣税证明”。一个员工平时通过 Payroll 领取工资，到了年度结束以后，公司会把这个人全年拿了多少工资、预扣了多少联邦所得税、有多少工资属于 Social Security 和 Medicare 的计算范围等信息汇总到 W-2 上。员工之后也会使用 W-2 上的数据处理自己的个人所得税，所以大家经常说的“W-2 Employee”，简单理解就是按照正式雇员工资体系领取工资、年底由雇主出具 W-2 的员工。W-2 不是一种签证，也不是一种公司身份，而是一张工资税务文件。
Form 941 又是什么？
Form 941 是 Employer's Quarterly Federal Tax Return，也就是“雇主季度联邦工资税申报表”。公司运行 Payroll 以后，通常需要通过这张表向 IRS 汇报一个季度内支付了多少工资、预扣了多少 Federal Income Tax，以及员工和雇主双方涉及多少 Social Security 和 Medicare 等工资税数据。因此可以简单理解为：Payroll 是平时持续运行的工资体系，Form 941 是其中常见的季度申报表，而 W-2 是员工年度工资数据的汇总文件。需要注意的是，Form 941 虽然通常按季度申报，但工资税并不意味着一定可以等到季度末再缴，具体缴税时间仍然要按照相应的工资税缴存规则执行。
老板给自己发工资到底有什么作用？
如果是长期生活在国内、不是美国税务居民的中国老板，这件事其实没有很多人想象中那么多“附加价值”。首先，给自己发美国工资和移民身份没有直接关系，有 Payroll 或 W-2 并不会因此获得美国签证、绿卡或者美国工作许可；ITIN（个人纳税人识别号码）也只是美国报税号码，本身不提供美国工作资格、Social Security（社会保障）福利资格或者移民身份。 其次，Payroll 也不会给 ITIN “积累信用分”，美国个人信用主要来自信用卡、贷款等信用账户及其还款记录，而不是工资申报本身。 如果老板长期人在中国为自己的美国公司远程工作，税务上还要考虑服务实际发生地点，IRS 的一般规则是个人服务收入主要看工作在哪里完成；非美国税务居民在美国境外完成的服务报酬，一般属于 Foreign Source Income（境外来源收入），通常不属于普通美国联邦工资预扣范围。 另外，“没有美国工作身份”并不意味着人在中国不能给自己的美国公司远程提供服务，美国 Employment Authorization（工作授权）主要解决的是外国人在美国境内就业的问题；真正进入美国境内工作时，才需要根据本人的签证或移民身份判断是否具有合法工作资格。 所以对于绝大多数一直在国内经营美国公司的中国老板来说，给自己做 Payroll 通常不会额外带来移民、ITIN 信用或美国身份上的好处，是否支付老板报酬，更应该按照公司的税务结构和跨境服务性质来处理，而不是为了得到一张 W-2 专门建立 Payroll。
